江苏海洋大学关于印发
《江苏海洋大学档案管理办法（暂行）》的通知
各单位、各部门：
《江苏海洋大学档案管理办法（暂行）》已经校长办公会研究通过，现印发给你们，请遵照执行。
附件1. 江苏海洋大学各部门文件材料归档范围和保管期限表
2. 各学院、中心等教学单位部门内部文件材料整理范围
江苏海洋大学
2023年5月26日
江苏海洋大学档案管理办法（暂行）
第一章 总 则
第一条 为加强学校档案管理，规范档案收集、整理、保护和利用，提高学校档案信息化建设水平，更好地为学校各项事业发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》和《江苏省高等学校档案管理办法》，结合江苏海洋大学档案工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所称学校档案，是指学校在从事教学、科研、管理、基本建设等一切办学实践活动直接形成的对师生员工、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，是为学校教学、科研和管理服务的重要条件，是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要工作，应纳入学校整体发展规划，实行统一领导、分级管理、集中保管。
第二章 档案管理体制和机构
第四条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长具体负责，重大事项经档案工作委员会讨论决定。校综合档案馆是学校档案工作的职能管理部门，同时也是负责永久保存和提供利用本校档案资源的科学文化事业机构，业务上接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。
第五条 学校综合档案馆的基本职能：
（一）在校档案工作委员会的监督指导下，贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策，规划学校档案工作。
（二）拟订学校档案工作规章制度和业务规范，并负责贯彻落实。
（三）组织协调各部门档案工作，对各部门、单位档案工作进行业务指导、咨询、监督、检查和考核。
（四）负责我校档案资料的征集、接收、整理、归档、鉴定、统计和保管，统一管理我校的各类档案资料。
（五）编制检索工具，编研、出版档案和校史资料，开发档案信息资源。
（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。
（七）开展档案的开放和利用工作。
（八）对我校档案工作人员进行业务培训。
（九）利用档案和校史资料开展宣传教育活动，充分发挥其文化教育功能。
（十）开展档案管理、校史工作学术研究和交流活动。
第六条 学校各单位各部门的档案工作，需指定一名负责人具体分管，并纳入本单位（部门）的工作计划，应当配备一名专职或兼职档案员统一负责本单位（部门）档案的收集、整理和移交工作。（文件材料归档目录及保管期限详见附件一和附件二）
第七条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和管理技能。专职档案工作人员属于档案专业技术人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制。档案工作人员应保持相对稳定。
第八条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有的待遇，并按照规定予以补助。
第九条 综合档案馆工作经费，应单独立项，列入学校预算。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备在经费中给予支持。
第三章 文件材料的形成和归档
第十条 建立、健全文件材料的立卷归档制度。各单位各部门形成的文件材料由本单位按规定整理、立卷，并定期向综合档案馆移交。任何单位和个人不得以任何借口不交，或将档案资料据为己有。
个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各类载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，综合档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
综合档案馆对纸质档案材料和电子档案材料实行同步归档。
第十一条 各单位、各部门的档案工作应落实“三纳入”、“三同步”管理，即：将档案工作纳入日常工作计划和整体发展规划、纳入考核考评体系、纳入有关人员的职责范围；与业务工作同步布置、同步实施、同步发展。
第十二条 科技文件材料归档时，应由课题、项目组、基建工程项目的负责人签名，有关业务主管部门和综合档案馆加以审查，签署意见，才可以结题结项。党政管理文件材料归档时，除立卷人签字外，还须单位领导审签。所有归档文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。
第十三条 学校与其他单位分工协作完成的项目，综合档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交综合档案馆保存。
第四章 档案的管理和利用
第十四条 综合档案馆的全部档案需进行科学的整理、分类、编号、排列上架、编制检索工具，以便于利用。
第十五条 综合档案馆应加强档案信息化建设，并采取措施保障档案实体和信息安全。采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失，对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。组织推进传统载体档案数字化，对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第十六条 综合档案馆应建立档案统计、检查制度，定期对档案案卷数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向分管校领导报告，并及时处理。
第十七条 综合档案馆应定期做好档案鉴定工作，并组织熟悉有关专业的人员和档案人员参加鉴定。凡需销毁的档案，应征得有关部门的同意，并登记造册，报分管校领导审批。销毁档案时，应指定专人监销，校保卫、保密部门要派人参加。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十八条 综合档案馆应会同有关部门定期进行档案密级审查，根据具体情况及时调整密级。
第十九条 综合档案馆应积极、主动地开展档案利用工作，制订档案借阅和复制制度，设立阅档室，为利用者提供方便。
第二十条 综合档案馆按照《中华人民共和国档案法》等有关规定，向全校以至社会开放属于开放范围的档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的。
（二）涉及专利或者技术秘密的。
（三）涉及公共安全和个人隐私的。
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十一条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可查阅利用已公布的档案。经综合档案馆同意，可进行摘录和复制，档案的复制一般由综合档案馆负责办理。
港澳台同胞、海外侨胞要求利用档案的，须经有关主管部门同意；外国人要求利用档案的，应按国家有关规定办理。
第二十二条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经综合档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请主管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应经学校保密工作部门批准。
第二十三条 综合档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应经综合档案馆负责人批准。
加盖综合档案馆公章的档案复制件，具有与档案原件同等的效力。
第二十四条 综合档案馆应认真开展档案的编研工作，并采取多种形式开展档案宣传工作。
第五章 奖励与处罚
第二十五条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、保护、利用监督管理工作中做出显著成绩的。
（二）对档案科学研究、技术创新和现代化管理做出显著成绩的。
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中贡献突出的。
（四）在重大活动、突发事件应对档案工作中以及在档案应急处置中表现突出的。
（五）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案机构的。
（六）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
（七）长期从事档案工作，表现突出的。
第二十六条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）将应当归档的文件、材料据为己有，拒绝交档案馆、档案工作人员归档。
（二）不按照涉密档案解密审核规定和档案开放审核协同机制履行相应职责，违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的。
（三）擅自涂改、伪造、出卖、赠送、交换、隐匿、丢失档案，泄露档案信息的。
（四）不按照国家规定收集档案，擅自扩大或者缩小档案收集范围的；玩忽职守，造成档案损毁、丢失或者擅自销毁档案的。
（五）不按照档案工作规范规定移交范围、时限或者移交要求向档案馆移交档案的。
（六）不按照规定建立、落实档案工作责任制或者档案管理制度的。
有下列情形之一，应当从重处罚：
（一）违法行为涉及重点档案的。
（二）违法行为涉及档案数量巨大且难以补救的。
（三）危及国家安全、社会利益并造成严重后果的。
（四）主观恶性较强或者实施两次以上档案违法行为的。
（五）妨碍档案行政执法，隐匿、销毁证据的。
（六）其他依法应当给予从重处罚的。
第六章 附 则
第二十七条 本办法由综合档案馆负责解释。
第二十八条 本办法自颁布之日起施行。
附件1
江苏海洋大学各部门文件材料归档范围
和保管期限表
一、党委办公室、校长办公室、综合考核办公室、法制办公室
文件材料归档范围和保管期限
1、DQ11 党务综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级党组织有关党的建设工作的文件材料：文件内容针对本校，且须长期贯彻执 行方面的文件（包括法律、规定、通知、批复、指示、决定、意见等）。 | 重要 永久 一般 30 年 |
2 | 本校党委常委会、党委会、党委扩大会会议记录、纪 要、决议等重要材料。 | 永久 |
3 | 学校党委、党委办公室年度工作计划、规划、党政工作要点、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）、请示、批复、各单位工作目标等。 | 永久 |
4 | 学校党委发布的命令、决定、规定、办法、指示、批转、通报和通知文件材料等（1）方针政策性的、重大的；（2）一般性的。 | 重要 永久 一般 30 年 |
5 | 校领导民主生活会材料、以党委名义召开的各种工作会议材料。 | 永久 |
6 | 校党委和上级党组织调研、检查、巡视本校工作形成的文件材料。 | 重要 永久 一般 30 年 |
7 | 党委负责同志在校内的重要讲话稿；在校外参加的重要会议、重大活动时代表学校发言的发言稿等。 | 重要 永久 一般 30 年 |
8 | 学校党委工作评估材料结论、自查报告、情况汇报； 简报、信息、动态等其余材料。 | 永久 30 年 |
9 | 党委工作大事记、文件汇编。 | 永久 |
10 | 党群系统启用印章的文件和印模（含电子版）。 | 永久 |
11 | 党委系统重要统计材料。 | 永久 |
12 | 党委各部门、各基层党委工作计划、总结、报告、报党委的请示及批复。 | 永久 |
13 | 党和国家领导人、上级领导来校视察时的指示、题词、讲话、报告及相关活动中形成的文件材料、电子文件等各种载体档案。 | 永久 |
14 | 学校党委组织的重要活动（庆典）形成的文字材料；领导人、名人的题词、贺信、 书法、绘画、电子文件等各种载体的档案材料。 | 永久 |
15 | 本部门制定的各项规章制度、管理办法、岗位责任制等文件材料。 | 30 年 |
16 | 上级、本校党委关于保密工作的指示、规定、通知、信息工作方面的文件；秘书工作的有关文件。 | 30 年 |
17 | 群众来信、来访的信访处理材料、学校突发性事件、重大事件处理材料，有领导重要指示及处理结果的； 其余处理结果的。 | 永久 30 年 |
18 | 学校党委与有关机关联系、协商工作的来往文件。 | 30年 |
19 | 其它有保存利用价值的文件材料。 | 30 年 |
20 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、XZ11 行政综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级下发的与学校相关的各类文件：批复、决定、科研、生产、基建计划等。 | 重要 永久 一般 30 年 |
2 | 学校行政发布的全校性规章制度。 | 永久 |
3 | 学校年度、学期工作计划、报告、总结。 | 永久 |
4 | 校长办公会及扩大会会议记录、纪要。 | 永久 |
5 | 全校性的工作会议、座谈会文件。 | 30 年 |
6 | 学校评估材料。 | 永久 |
7 | 本校向上级的请示及其批复。 | 重要 永久 一般 30 年 |
8 | 全校性工作调查材料和经验总结。 | 永久 |
9 | 学校各类综合统计报表。 | 永久 |
10 | 启用印章的文件及印模（含电子版）。 | 永久 |
11 | 学校历史沿革、情况介绍（含画册、光盘等）。 | 永久 |
12 | 本校大事记、校史、校标、校歌、年鉴等。 | 永久 |
13 | 校庆工作材料（包括报告、讲话、总结、题词、签到簿、贺电、贺信、会议记录、会议纪要等相关材料）。 | 永久 |
14 | 学校机要收、发文本。 | 永久 |
15 | 各学院、部、处、所、中心工作计划、总结。 | 永久 |
16 | 省、部级以上领导来校视察的讲话稿、题词等。 | 永久 |
17 | 校领导的重要讲话和参加校外会议发言稿。 | 30 年 |
18 | 调研材料；提供校领导决策参考的工作方案、建议等。 | 30 年 |
19 | 群众来信、来访、校长信箱材料、校领导接待日记录。 | 30 年 |
20 | 校领导与上级教育部门等领导之间的来往信件及重要邮件。 | 30 年 |
21 | 本校普法工作规划、计划、总结及上级印发的重要材料。 | 30 年 |
22 | 以上材料的电子文件。 | 同纸质 |
3、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本校自然风光、楼宇建筑的照片以及楼宇建筑拆除（炸毁）前拍摄的照片、录像。 | 永久 |
3 | 记录本部门、本地区重大事件、重大活动、重大会议、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片和录像。 | 永久 |
4 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
5 | 上述材料的电子文件。 | 永久 |
4、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及其以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 教职员工个人在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门 表彰、奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。各类学生在校学习期间表现突出，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、奖 励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。师生员工参加国内外具有影响的重大竞赛（技）活动并获奖的、学校组织的 或代表学校参加的全国性、国际性竞赛获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗 等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
注：1. 市级及其以上集体表彰应归实物原件；
2. 科研成果和奖励统一由科学技术处归档。
5、“重大活动、重大事件、重要会议”档案
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 归档内容： (1)党和国家领导人在校的公务活动（视察、考察、指导工作等）； (2)中央和国务院各部委主要负责人、兄弟省市主要领导人来校参观访问和指导、考察工作等； (3)省市主要领导人在校视察工作、开展调研、检查工作等； (4)教育部、教育厅对学校各项工作的考核、评估、验收活动等； (5)学校与省、市政府的重要合作活动等； (6)外国（籍）政要、著名人士来校参观、访问、演讲（学）等； (7)校领导出席的重要公务活动（包括外事出访活动）等； (8)本校师生参加并获奖的国内外具有影响的重大竞赛（技）活动； (9)学校组织的或代表学校参加的全国性、国际性竞赛、会展等活动； (10)本校举办重大庆典和重要纪念活动（如校庆）等； (11)学校召开的各类重大会议（如党代会、教代会）和举办的全校性活动等； (12)本校承办或主办重要的全国性、国际性会议等； (13)学校重大项目开工、奠基、落成（竣工）典礼，揭牌仪式等； (14)其他重大活动、重要事件和重要会议。 | 永久 |
2 | 归档载体： 纸质文件材料（包括各种文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料）； 录音（带）光盘、录像（带）光盘、磁盘、照片及文字说明； 有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖牌等。 | 永久 |
3 | 上述材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
二、纪委机关、党委巡察公室文件材料归档范围和保管期限
1、DQ12 纪检、监察
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级关于纪检、巡察工作的指示、批示、规定、决定、通报、通知、通告等。 | 30 年 |
2 | 本部门年度工作要点、计划、总结、报告、请示、批复及统计报表。 | 永久 |
3 | 本单位形成的重要会议记录、纪要。 | 永久 |
4 | 党纪政务处分、复查材料。 | 永久 |
5 | 案件审查调查过程与结果材料、巡察反馈及整改相关材料。 | 永久 |
6 | 群众来信、来访及处理材料：有领导重要批示及处理结果的； 其余有处理结果的。 | 永久 30 年 |
7 | 纪检、巡察印发的通知、决定、条例、办法、规章制度等。 | 30 年 |
8 | 党风廉政建设相关材料。 | 30 年 |
9 | 参加上级工作会议带回的、上级机关委托有关单位须本校贯彻执行的文件材料。 | 30 年 |
10 | 有关评估、评优、授奖、惩处等文件材料。 | 永久 |
11 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
3、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
三、党委组织部、党校、党委统战部文件材料归档范围和保管期限
1、DQ13 组织
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级关于组织工作的文件材料：针对本校需要长期贯彻执行方面的文件（包括 法律、规定、通知、批复、结果等） 。 | 重要 永久 一般 30 年 |
2 | 党内统计报表、党组织关系介绍信及党员名册、副处级以上干部名册。 | 永久 |
3 | 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知。 | 永久 |
4 | 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（上级批准的要附任免呈报表）。 | 永久 |
5 | 本校党代会材料： （1）大会的请示、批复、通知、名单、报告、议程、领导讲话、选举结果、决议、纪要、公报、主席团会议记录、照片、录音、录像等材料； （2）重要的贺信、贺电、筹备工作、选举过程中形成的文件、会议简报 、小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料； | 永久 30年 |
6 | 组织部(党校)年度工作要点、计划、总结、决定、报告(调查报告、自查报告、 情况汇报)、请示、批复。 | 永久 |
7 | 处级干部公开选拔、竞争上岗及聘任文件。 | 永久 |
8 | 干部交流、挂职工作文件。 | 30 年 |
9 | 本校发展党员工作规划、计划、总结、报告。 | 30 年 |
10 | 党员组织关系接、转（不含校内）材料。 | 30 年 |
11 | 基层党组织、党员目标管理、党费管理材料。 | 30 年 |
12 | 发展新党员、预备党员转正或取消党员资格、党员退党的文件材料。 | 30 年 |
13 | 党员自费留学、探亲期间保留党籍材料。 | 永久 |
14 | 应届优秀毕业生选调工作文件材料。 | 永久 |
15 | 总支、支部改选报告、审批材料、各总支、支部委员名册。 | 永久 |
16 | 有关学校组织工作的评估、评优、授奖、惩处等文件材料。 | 永久 |
17 | 党建研究会文件。 | 30 年 |
18 | 出席市级以上党代会代表名单。 | 30 年 |
19 | 上级关于党校工作的文件材料。 | 30 年 |
20 | 本校党校教学计划、总结、通知、决定等。 | 30 年 |
21 | 党员积极分子培训材料。 | 30 年 |
22 | 上述材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、DQ15 统战
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级关于统战工作的文件。 | 30 年 |
2 | 统战工作情况调查、典型材料、统计报表。 | 永久 |
3 | 本校政协委员名单（册）及审批材料。 | 30 年 |
4 | 本校各民党派成员和负责人名册及换届选举有关材料。 | 30 年 |
5 | 本校港、澳、台和侨务、少数民族工作材料。 | 30 年 |
6 | 本单位形成的重要会议记录、纪要。 | 30 年 |
7 | 其它有保存利用价值的文件材料。 | 30 年 |
8 | 上述材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
3、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
4、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
四、机关党委文件材料归档范围和保管期限
1、DQ11 党群综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 机关党委年度工作计划、工作总结、报告等。 | 永久 |
2 | 机关党委制定的各项规章制度、管理办法、岗位责任制等文件材料。 | 30 年 |
3 | 重大问题的请示、汇报及上级批复。 | 30 年 |
4 | 机关党委组织召开的重要会议上领导讲话和会议文件材料。 | 30 年 |
5 | 机关党委会、民主生活会会议记录、纪要。 | 永久 |
6 | 机关党委牵头组织的重要活动中产生的文件材料等。 | 30 年 |
7 | 健全组织生活、发扬党、团员作用的经验总结、典型材料。 | 30 年 |
8 | 有关评估、评优、授奖、惩处等文件材料。 | 30 年 |
9 | 上述档案材料电子文件。 | 同纸质 |
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
3、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
五、党委宣传部（新闻中心）文件材料归档范围和保管期限
1、DQ14 宣传教育
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级针对本校关于宣传工作的指示、规定、决定、意见、通知等。 | 30 年 |
2 | 本校关于宣传工作的通知、决定、条例、办法、规章制度等（汇编、手册）。 | 30 年 |
3 | 本校关于师生员工意识形态工作的计划、总结、会议等材料。 | 30 年 |
4 | 师生员工思想政治工作动态、调查材料及重要的统计报表。 | 30 年 |
5 | 本校党委中心组会议记录材料。 | 永久 |
6 | 本校精神文明建设材料。 | 30 年 |
7 | 校外媒体宣传报道我校的材料： 校外媒体发稿（报刊部分）剪报原件、新闻媒体上的江苏海洋大学（网络、报纸部分）复印件合订本。 | 永久 |
8 | 本部门受表彰及校报编辑出版工作表彰和申报材料。 | 30 年 |
9 | 本部门召开的重要会议、领导讲话和会议文件材料。 | 30 年 |
10 | 参加上级机关召开的会议带回具有保存价值的文件材料。 | 30 年 |
11 | 上述材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、CB12 校报
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 江苏海洋大学校报合订本。 | 永久 |
3、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)学校组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像 (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录学校重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 对外宣传工作中产生的各类照片、录像带、光盘、画册等。 | 永久 |
4 | 学校宣传部摄制的反映学校各类活动的录音、录像带、光盘等。 | 永久 |
5 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
6 | 上述档案材料电子版。 | 永久 |
4、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
六、党委教师工作部、人事处文件材料归档范围和保管期限
1、XZ12 人事
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级、本校有关人事工作的指示、决定、意见、通知、规定、制度等。 | 永久 |
2 | 本部门工作计划、报告总结、调查材料、会议记录、纪要。 | 永久 |
3 | 事业单位工作人员工资正常变动审批表、工作工资转移介绍信、全国毕业研究生就业报到证。 | 永久 |
4 | 上级有关本校绩效总量的批复。 | 永久 |
5 | 学校申报政府津贴人员名单、“长江学者”、“333工程”、“青蓝工程”、“优秀学科带头人”等各类推荐表、请示、批复等文件材料。 | 永久 |
6 | 本部门组织召开的各种重要会议、领导讲话和会议文件材料。 | 30年 |
7 | 参加上级机关召开的有关会议带回的具有保存价值的文件材料。 | 30年 |
8 | 上级、本校有关专业技术职务评聘工作的指示、规定、办法、通知、请示、批复等文件材料。 | 30年 |
9 | 教职工评定、聘任专业技术职务、聘任职员职级的材料。 | 永久 |
10 | 教职工工资调整材料、名册。 | 永久 |
11 | 教职工转正定级材料。 | 30年 |
12 | 教职工退休的有关材料。 | 30年 |
13 | 师资培养、教师进修、管理工作计划、安排、总结。 | 30年 |
14 | 聘请院士、名誉教授、客座教授、兼职教授等文件材料及名单。 | 30年 |
15 | 学校有关引进高层次人才等工作的指示、规定、请示、批复、报告、通知、人员名单及相关材料。 | 永久 |
16 | 教职工调入、调出、人事代理、辞职、开除等请示、报告、决定、人员名单、工资转移单、行政介绍信及存根等有关材料。 | 30年 |
17 | 教职工工资、绩效、福利（评残、工伤、死亡、抚恤、保险等）材料。 | 30年 |
18 | 有关评估、评优、授奖、惩处等文件材料。 | 永久 |
19 | 教职工年度考核、师德师风考核等有关材料（结果性总表）。 | 30年 |
20 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
3、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
七、党委学生工作部、学生工作处（心理健康教育中心）、人民武装部
文件材料归档范围和保管期限
1、XS11 学生综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级、本校关于学生工作的指示、决定、意见、通知、规定等。 | 30 年 |
2 | 本部门年度工作计划、总结、报告、请示、批复、调查、材料等。 | 永久 |
3 | 本部门制定的各种规章制度、岗位责任制、管理办法等文件材料。 | 30 年 |
4 | 学校学生心理指导工作动态及调查材料。 | 30 年 |
5 | 学校学生心理指导导工作队伍的选拔、管理、统计等材料。 | 30 年 |
6 | 学生处牵头组织的反映学校重大活动的剪报、图表等文件材料。 | 永久 |
7 | 学生教育管理中其它具保存价值的文件（录取通知书，毕业证样本等）。 | 30 年 |
8 | 学生奖惩、助、贷相关文件、统计材料。 | 永久 |
9 | 全日制普通高等教育本科新生入学资格初审的材料。 | 永久 |
10 | 上述档案材料电子文件。 | 同纸质 |
2、DQ14 学生思想政治工作
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 关于学生思想政治工作计划、报告、总结。 | 永久 |
2 | 关于学生辅导员工作队伍的选拔、管理、统计等材料 | 30 年 |
3 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
3、XZ14 武装、保卫
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级、学校有关人武、军训、国防教育、双拥共建、人防等工作的指示、规定、通知、通报、通告等。 | 重要 永久 一般 30 年 |
2 | 人武部、年度工作要点、计划、总结、报告、调查统计表等。 | 永久 |
3 | 本部门制定的各种规章制度、管理办法、岗位责任制等文件材料。 | 30 年 |
4 | 人武部牵头的各项重大活动形成的文件材料。 | 永久 |
5 | 国防教育计划、双拥共建长远规划。 | 30 年 |
6 | 学校“大学生军训用枪统管”武器装备交接移交材料，接清单移交工作。 | 永久 |
7 | 在校学生征兵规定、办法及入伍学生名单等有关材料。 | 30 年 |
8 | 军事理论课教学计划、教学大纲。 | 30 年 |
9 | 军事训练表彰、奖惩等方面材料。 | 30 年 |
10 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
4、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
5、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
八、党委保卫部、保卫处文件材料归档范围和保管期限
1、XZ14 武装、保卫
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级、学校有关安全、保卫、治安、保密等工作的指示、规定、通知、通报、通告等。 | 重要永久 一般30 年 |
2 | 保卫处年度工作要点、计划、总结、报告、调查统计表等。 | 永久 |
3 | 本部门制定的各种规章制度、管理办法、岗位责任制等文件材料。 | 30 年 |
4 | 有关案件侦查、情况调查、处分、结论材料及批复。 | 30年 |
5 | 治安、消防、户籍等业务工作情况材料。 | 30 年 |
6 | 保卫部门人员编制、人员配备名单。 | 永久 |
7 | 有关评优、授奖、惩处等文件材料。 | 30 年 |
8 | 保卫、消防工作评估材料。 | 30 年 |
9 | 全校安全监控工程、消防工程建设图纸（或监控网络拓扑图）。 | 永久 |
10 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
3、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
九、学科建设办公室文件材料归档范围和保管期限
1、JX12 学科建设
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级有关学科建设的文件材料。 | 30 年 |
2 | 本校在学科建设过程中形成的计划、总结、规章制度及简报。 | 30 年 |
3 | 学科论证、评估、申报、审批材料。 | 永久 |
4 | 重点学科建设材料、统计报表。 | 永久 |
5 | 本校申报博士点、硕士点的材料。 | 永久 |
6 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
3、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
十、研究生院、党委研究生工作部文件材料归档范围和保管期限
1、JX11 研究生工作
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级、本校有关研究生工作的指示、决定、意见、通知、规定等。 | 30年 |
2 | 研究生院年度工作要点、计划、总结、重要报告、请示及批复等。 | 永久 |
3 | 本部门制定的各种规章制度、管理办法、岗位责任制等文件材料。 | 30 年 |
4 | 本校研究生教育发展规划实施方案、统计报表。 | 30 年 |
5 | 研究生教育检查、评估材料（成套材料）。 | 永久 |
6 | 学位委员会会议纪要、学位委员会组成 人员名单。 | 永久 |
7 | 授予学位名册和未授予学位名册、证书领取签收册。 | 永久 |
8 | 上级和本校有关教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料。 | 永久 |
9 | 研究生院组织召开的各种重要会议、领导讲话和会议文件材料。 | 永久 |
10 | 参加上级机关召开的有关会议带回的具有保存价值的文件材料。 | 30 年 |
11 | 毕业研究生名册、毕业去向名 册。 | 永久 |
12 | 有关研究生评优、受奖、惩处等文件材料。 | 永久 |
13 | 上述档案材料的电子文件。 | 同纸质 |
2、JX12 专业建设
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 硕士点评估材料。 | 永久 |
2 | 研究生教育培养方案 | 永久 |
3 | 学校有关研究生教育教学改革、规划等文件和重要材料。 | 永久 |
4 | 上述档案材料的电子文件。 | 同纸质 |
3、JX13 招生
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级有关招收研究生工作的文件材料、批复等；本校招生计划、请示、规定、报告、招生专业目录。 | 永久 |
2 | 研究生新生录取名单（录取审批表）。 | 永久 |
3 | 招生简章、招生目录和参考书。 | 30 年 |
4 | 研究生复试成绩汇总表。 | 30 年 |
5 | 研究生政审表、复试表、复试过程材料。（与各学院协调） | 30 年 |
6 | 研究生自命题办法、保密协议、出阅卷人员名单。 | 30 年 |
7 | 上述档案材料的电子文件。 | 同纸质 |
4、JX14 学籍管理
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级有关研究生学籍管理工作的办法、规定等文件材料）。 | 永久 |
2 | 学籍变更材料（提前毕业、延长学制等、休学、复学、转学、退学等）。 | 永久 |
3 | 研究生其他学籍档案。 | 永久 |
4 | 上述档案材料的电子文件。 | 同纸质 |
5、JX15 课堂教学与教学实践
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级有关课堂教学与教学实践管理工作的办法、规定等文件材料。 | 30 年 |
2 | 研究生教学大纲。 | 永久 |
3 | 研究生课程命题审核材料、考试试卷、考场记录、成绩汇总表等。 | 永久 |
4 | 研究生课程体系、教学大纲、课程安排计划。 | 30 年 |
5 | 研究生导师名册。 | 30 年 |
6 | 研究生培养创新工程材料。 | 30 年 |
7 | 导师遴选及导师培训材料。 | 30 年 |
8 | 研究生教学检查材料。 | 30 年 |
9 | 研究生工作会议文件材料、会议记录。 | 30 年 |
10 | 上述档案材料的电子文件。 | 同纸质 |
6、JX16 毕业论文（设计）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 学位论文选题报告及工作计划。（与各学院协调） | 永久 |
2 | 研究生学位论文研究工作阶段汇报审查简表。 | 永久 |
3 | 研究生学位论文答辩记录。 | 永久 |
4 | 学位论文（1 份）。 | 永久 |
5 | 上述档案材料的电子文件。 | 同纸质 |
7、JX17 学位、毕业生
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级有关学位工作办法、规定等文件材料。 | 30 年 |
2 | 本校学位评定条例、办法。 | 30 年 |
3 | 学位授予名册（总清单）。 | 永久 |
4 | 有关毕业生就业工作的文件材料、批复等。 | 30 年 |
5 | 上述档案材料的电子文件。 | 同纸质 |
8、JX18 教材
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本校教职工主编教材（正式出版）。 | 永久 |
2 | 各专业使用教材目录。 | 30 年 |
3 | 其它有保存价值的自编参考资料。 | 30 年 |
4 | 上述档案材料的电子文件。 | 同纸质 |
9、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
10、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
十一、团委文件材料归档范围和保管期限（含学生会、研究生会）
1、DQ17 团委
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级、本校关于共青团工作的文件材料。 | 30 年 |
2 | 团委（学生会、研究生会）年度工作计划、总结、报告、请示、批复等。 | 永久 |
3 | 本部门印发的通知、决定、条例、办法、规章制度等（包括汇编、手册）。 | 30 年 |
4 | 校团代会、学代会材料： （1）请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、通过的文件、决议等； （2）发言、提案及办理情况、会议简报、会议记录（纪要）等； （3）重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录，服务机构的计划、总结等。 | 永久 永久 30 年 |
5 | 团委“推优”工作材料；表彰和奖励先进团组织、优秀团干部、优秀团员的材料；处分团员的材料。 | 永久 |
6 | 学生参与竞赛和各类表彰奖励材料。 | 永久 |
7 | 团组织统计报表。 | 永久 |
8 | 团内机构设置、调整材料。 | 30 年 |
9 | 有关团委工作评估、评优、授奖、惩处等文件材料。 | 30 年 |
10 | 团组织关系接、转及团籍变更材料。 | 30 年 |
11 | 团干部名册、团员名册。 | 30 年 |
12 | 团委组织的社团、校园文化、社会实践等活动中产生的典型事迹等文件材料。 | 30 年 |
13 | 支援西部、苏北建设志愿者材料。 | 30 年 |
14 | 暑期大学生社会实践活动通知、总结、典型材料。 | 30 年 |
15 | 学生课外学术科技活动文件材。 | 30 年 |
16 | 学生会、研究生会及学生社团联合会文件材料。 | 30 年 |
17 | 学校团干部、学生会、研究生会干部名单。 | 30 年 |
18 | 上述档案材料电子文件。 | 同纸质 |
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
3、实物档案(SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
十二、工会文件材料归档范围和保管期限
1、DQ16 工会
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级、学校关于工会工作的指示、决定、通知、规定等。 | 30 年 |
2 | 工会年度工作要点、计划、总结、报告、统计报表。 | 永久 |
3 | 学校教职工代表大会、工会代表大会全套文件材料： 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议等； 大会发言、提案及办理情况、会议简报、会议记录（纪要）等； 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录，服务机构的计划、总结等； 讨论未通过的文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样等。 | 永久 永久 30 年 30 年 |
4 | 学校各部门工会换届、改选的请示、报告、批复及相关材料。 | 30 年 |
5 | 工会组织召开的重要会议、领导讲话及会议文件材料。 | 30 年 |
6 | 学校工会委员会会议记录、纪要。 | 30 年 |
7 | 学校各级基层工会干部名册。 | 30 年 |
8 | 学校妇女、家属、独生子女工作材料。 | 30 年 |
9 | 民主监督、民事调解工作材料。 | 30 年 |
10 | 组织各项活动形成的材料。 | 30 年 |
11 | 有关评估、评优、授奖、惩处等文件材料。 | 30 年 |
12 | 上述档案材料电子文件。 | 同纸质 |
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
3、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
十三、发展规划处、高等教育研究所文件材料归档范围和保管期限
1、XZ11 行政综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 学校发展规划、教育事业改革计划、方案及上级批复 | 永久 |
2 | 各项调研报告。 | 永久 |
3 | 各类工作方案、本单位形成的重要会议记录、纪要。 | 永久 |
4 | 本校各部门工作计划汇总。 | 永久 |
5 | 上级关于高校发展规划的综合性文件材料。 | 30 年 |
2、KY11 科研综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级有关高教研究管理的文件材料。 | 30 年 |
2 | 本校关于高教研究的计划、总结及管理文件。 | 30 年 |
3 | 高教研究成果统计及报表。 | 永久 |
4 | 申报研究基金及上级有关研究项目、经费的批复。 | 永久 |
5 | 学会工作（学术活动）材料。 | 30 年 |
6 | 其它有保存利用价值的文件材料。 | 10 年 |
3、KY12 （国家级）、KY13 （省部级）、KY14 （市、校级）高教研究项目
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 科研准备阶段材料：①项目申请报告或申请表②课题调研论证材料③任务书、合同、协议书。 | 永久 |
2 | 研究阶段材料：①课题研究计划、设计②研究工作阶段小结、报告。 | 永久 |
3 | 总结鉴定阶段材料：①研究报告②论文、专著③专家评审意见、鉴定证书、鉴定会材料④课题工作总结。 | 永久 |
4 | 申报奖励阶段材料：①科研成果登记表②科研成果奖励申报与审批材料。 | 永久 |
4、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
5、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
十四、教务处文件材料归档范围和保管期限
1、JX11 综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级有关教学工作的文件材料。 | 30 年 |
2 | 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法等文件材料。 | 永久 |
3 | 学校规划、实施计划、教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结。 | 永久 |
4 | 各类教学统计报表。 | 永久 |
5 | 国家级、省部级、校级精品课程设置、批复材料、名单等材料。 | 30 年 |
6 | 教务管理工作中它有保存利用价值的材料。 | 30 年 |
7 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、JX12 专业建设
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级有关专业设置及建设的文件材料。 | 永久 |
2 | 重点专业建设材料。 | 永久 |
3 | 专业建设统计报表。 | 永久 |
4 | 专业建设计划、简报、总结材料。 | 30 年 |
5 | 品牌、特色专业建设材料。 | 永久 |
6 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
3、JX14 学籍管理
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级及本校有关学籍管理的文件材料。 | 永久 |
2 | 学生学籍卡。 | 永久 |
3 | 学生成绩总册。 | 永久 |
4 | 在校学生名册。 | 永久 |
5 | 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）。 | 永久 |
6 | 四六级英语考试材料。 | 30 年 |
7 | 上述档案材料的电子文件。 | 同纸质 |
4、JX15 课堂教学
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 各专业教学计划、教学大纲、教学任务书培养计划。 | 永久 |
2 | 课程建设要求及安排、校历表、课表。 | 30 年 |
3 | 各系、科、专业课程试题库。 | 30 年 |
4 | 典型教案、重要备课记录。 | 30 年 |
5 | 上述档案材料的电子文件。 | 同纸质 |
5、JX16 毕业论文（设计）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级及本校关于毕业论文（设计）的规定、通知等。 | 30 年 |
2 | 本校毕业生优秀毕业论文（设计）汇编。 | 永久 |
3 | 上述档案材料的电子文件。 | 同纸质 |
6、JX17 学位、毕业生
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级有关学位工作文件材料。 | 30 年 |
2 | 本校学位评定条例、办法及计划、总结。 | 30 年 |
3 | 本科生毕业及学士学位授予文件。 | 永久 |
4 | 本校毕业生毕业资格、学位资格申报表。 | 永久 |
5 | 往届本科生毕业及学士学位授予文件。 | 永久 |
6 | 办理肄业证明书、毕业证明书、结业证明书、学位证明书名单及审核材料。 | 永久 |
7 | 其它有保存利用价值的材料。 | 30 年 |
8 | 上述档案材料的电子文件。 | 同纸质 |
7、JX18 教材
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级关于教材工作的文件材料。 | 30 年 |
2 | 本校教职工自编、主编的教材。 | 永久 |
3 | 自编、主编教学指导书和习题集。 | 30 年 |
4 | 其它有保存利用价值的自编参考资料。 | 30 年 |
5 | 上述档案材料的电子文件。 | 同纸质 |
8、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子版。 | 永久 |
9、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
十五、教学质量管理处、教师教学发展中心文件归档范围和保管期限
1、JX11 教学 综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级、本校有关教学评估、教学质量管理的指示、决定、意见、规定、通知等。 | 30 年 |
2 | 本部门年度工作要点、计划、总结、重要报告、请示及批复等。 | 永久 |
3 | 本部门制定的各种规章制度、管理办法、岗位责任制等文件材料。 | 30 年 |
4 | 本科教师教学交流、能力提升和优秀教学质量评奖。 | 30 年 |
5 | 教学评估与教学质量监控数据及分析材料。 | 永久 |
6 | 教学事故认定材料与处理结果材料。 | 30 年 |
7 | 其它有保存利用价值的文件材料。 | 30 年 |
8 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子版。 | 永久 |
3、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子版。 | 同实物 |
十六、科技技术处文件材料归档范围和保管期限
1、KY11 科研综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级、本校有关科研行政管理工作的指示、决定、意见、通知等。 | 30 年 |
2 | 本部门年度工作要点、计划、总结、重要报告、请示及批复等。 | 30 年 |
3 | 本校科研成果统计及报表。 | 永久 |
4 | 本部门制订的各种规章制度、管理办法、岗位责任制等文件材料。 | 30 年 |
5 | 上级、本校下达的有关科研经费的管理性文件材料。 | 30 年 |
6 | 学校科技与产业融合、科技成果推广、转让和科技咨询等管理性文件材料。 | 30 年 |
7 | 申报科学基金及上级有关科研项目、经费的批复等材料。 | 永久 |
8 | 学校知识产权管理和开发应用材料。 | 30 年 |
9 | 本校承接纵、横向科研项目的汇总（统计）材料。 | 30 年 |
10 | 学校学术论文摘要汇编、科技成果汇编等文件材料。 | 永久 |
11 | 本校与协作单位签订的协议、合同及重要来往信函。 | 永久 |
12 | 关于科研、质量管理等评估、检查工作及评优、评奖等材料。 | 永久 |
13 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、KY12 （国家级）、KY13 （省部级）、KY14 （市、校级）科研项目
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 科研准备阶段材料：①开题报告（项目申请报告或申请表）②课题调研论证材料③任务书、合同、协议书。 | 永久 |
2 | 研究实验阶段材料：①课题研究计划、设计②实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录③数据处理材料，包括 计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）④设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）⑤样品、标本等实物的目录⑥研究 工作阶段小结、报告。 | 永久 |
3 | 总结鉴定阶段材料：①研究报告，研制报告②论文、专著③工艺技术报告，技术 诀窍报告④专家评审意见、鉴定证书、鉴定会材料⑤课题工作总结。 | 永久 |
4 | 申报奖励阶段材料：①科研成果登记表②科研成果奖励申报与审批材料③专利申 请文件，专利受理通知书、授权通知书、专利证书证书及证书电子版。 | 永久 |
5 | 推广应用阶段材料：①转让合同、协议书②生产定型鉴定材料③扩大试生产的设 计文件、工艺文件④推广应用方案及实施情况。 | 永久 |
说明：
1.科研项目档案由承担项目的课题组立卷归档。科学技术处负责统一收集、整理并交综合档案馆。
2.每个项目各自的性质、特点不同，上述5 个阶段未必全部经历，未经历的阶段无法产生材料，归档时自动省略。
3.研究实验阶段产生的材料较多、较杂，应挑选其中具有结论性的材料归档，具体过程性的 材料可省却。
4.归档的材料原则上都应是原件，特别是总结鉴定阶段和科研准备阶段的相关材料，如确实 无法拿出原件只能以复印件代替的，必须在备考表上注明原因。
3、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子版。 | 永久 |
4、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子版。 | 同实物 |
十七、社会科学处文件材料归档范围和保管期限
1、KY11 科研综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级、本校有关社科行政管理工作的指示、决定、意见、通知等。 | 30 年 |
2 | 社科处年度工作要点、计划、总结、重要报告、请示及批复等。 | 30 年 |
3 | 本校社科成果统计及报表。 | 永久 |
4 | 本部门制订的各种规章制度、管理办法、岗位责任制等文件材料。 | 30 年 |
5 | 上级、本校下达的有关经费的管理性文件材料。 | 30 年 |
6 | 本校承接纵向社科项目的汇总（统计）材料。 | 永久 |
7 | 有关评优、授奖、惩处等文件材料。 | 永久 |
8 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、KY12 （国家级）、KY13 （省部级）、KY14 （市厅级）科研项目
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 项目申报阶段材料： ①项目申请报告或申请表；②课题调研论证材料、意识形态审查材料；③评审过程材料：专家评审表、公示材料等；④项目申报汇总表；⑤项目立项通知或立项证书电子版。 | 永久 |
2 | 项目结项阶段材料： ①结项申请书；②结项成果：研究报告、论文、专著、专利等；③专家评审意见、鉴定证书、鉴定会材料；④项目结项审批文件或结项证书电子版。 | 永久 |
3 | 奖励申报材料： ①科研奖励申报书；②申报奖励科研成果：研究报告、论文、专著、专利等； ③获奖文件或获奖证书电子版。 | 永久 |
说明：
1.科研项目档案由承担项目的课题组立卷归档。社会科学处负责统一交综合档案馆。
2.每个项目各自的性质、特点不同，未经历的阶段无法产生材料，归档时自动省却。
3.归档的材料原则上都应是原件，如确实 无法拿出原件只能以复印件代替的，必须在备考表上注明原因。
3、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子版。 | 永久 |
4、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子版。 | 同实物 |
十八、国有资产与实验室管理处文件材料归档范围和保管期限
1、SB11 综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级关于实验及设备管理工作针对本校需长期贯彻执行方面的文件。 | 30 年 |
2 | 本单位印发的仪器管理的规章制度（包括汇编、手册等）。 | 30 年 |
3 | 本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案。 | 30 年 |
4 | 仪器设备工作计划、报告、总结、调查材料。 | 30 年 |
5 | 本校仪器、设备移交清册及仪器设备报废、调拨、报损、降档报告和批复。 | 永久 |
6 | 实验室论证、评估、申请、审批材料。 | 30 年 |
7 | 本校有关仪器、设备、实验室建设业务工作各类综合性统计材料。 | 永久 |
8 | 上述档案材料电子文件。 | 同纸质 |
2、SB12 仪器设备项目
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 仪器设备申报报告、计划、论证报告；上级主管部门批复和准购批示。 | 30 年 |
2 | 设备的订购合同（复印件）和会议纪要、记录。 | 30 年 |
3 | 开箱记录及验收报告。 | 30 年 |
4 | 单台或批量仪器设备5万元以上的招投标项目形成的材料，按项目结束年归档。 | 与设备共存 |
5 | 竞争性谈判和单一来源采购项目各环节形成的材料，按项目结束年归档。 | 与设备共存 |
6 | 上述档案材料电子文件。 | 同纸质 |
3、JX12 实验室建设
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 实验室建设、论证、评估、申报、审批等管理文件材料。 | 永久 |
2 | 实验室建设计划、可行性研究报告、总结、请示、批复、评估等文件材料。 | 永久 |
3 | 有关环境保护、劳动保护、安全生产等工作的通知、规定、计划、报告、总结。 | 30 年 |
4 | 安全事故、伤亡事故的调查材料、分析处理结果等文件材料。 | 30 年 |
5 | 与有关单位协作的文件材料。 | 30 年 |
6 | 有关评优、授奖、惩处等文件材料。 | 永久 |
7 | 实验室建设统计报表。 | 永久 |
8 | 上述档案材料电子文件。 | 同纸质 |
4、XZ15 资产
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 关于国有资产管理、经营的需要本校长期贯彻执行的文件。 | 永久 |
2 | 关于资产管理方面的通知、决定、条例、办法、规章制度等（包括汇编、手册）。 | 30 年 |
3 | 本校国有资产管理工作各类统计报表。 | 永久 |
4 | 全校资产清查材料。 | 永久 |
5 | 全校资产产权变动、资产报废处置材料。 | 永久 |
8 | 本校房屋产权证、土地产权材料及有关土地、房产与外单位交涉材料。 | 永久 |
9 | 公有住房出售评估、职工购买申请审批材料。 | 30 年 |
10 | 本校资产经营工作统计报表。 | 30 年 |
11 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
5、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
6、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
十九、招生与就业处、校友工作处文件归档范围和保管期限
1、JX13 招生
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 有关招生工作的指示、规定、意见、通知、招生简章、招生海报。 | 永久 |
2 | 新生录取名册、“专转本”学生名册。 | 永久 |
3 | 上级有关招生计划文件。 | 30 年 |
4 | 学校有关招生的合同、协议。 | 永久 |
5 | 上述档案材料电子文件。 | 同纸质 |
2、JX17 毕业生
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级有关就业的文件材料。 | 30 年 |
2 | 毕业生就业质量年度报告。 | 30 年 |
3 | 毕业生教育活动中有保存利用价值的材料。 | 30 年 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 同纸质 |
3、XZ11 校友工作
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级关于校友工作的综合性文件材料。 | 永久 |
2 | 校友捐赠的礼品、题词等材料（由各受捐单位保管）。 | 永久 |
3 | 校友总会与各地分会负责人名单。 | 永久 |
4 | 基金会年检及其他登记材料。 | 永久 |
5 | 上述档案材料电子文件。 | 同纸质 |
4、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
5、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
二十、国际交流合作处、港澳台办公室、国院学院
文件材料归档范围和保管期限
1、WS11 综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级关于外事工作的文件，本单位外事工作的规章制度等。 | 30 年 |
2 | 本单位关于外事工作形成的重要会议记录、纪要。 | 永久 |
3 | 本单位外事工作统计报表、计划、总结、作大事记。 | 永久 |
4 | 本单位与境外主体签订的合同、协议书；外籍专家名单、名誉称号等材料。 | 30 年 |
5 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、WS12、WS13 出入国（境）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本校人员出国（境）材料：上级对出国（境）人员的有关批准文件、出国（境）参加学术会议、考察、访问、讲学、研究的有关材料。 | 30 年 |
2 | 出国（境）进修、留学取得学位及各类证书（复印件）。 | 永久 |
3 | 国际比赛、竞赛材料。 | 30 年 |
4 | 外籍专家、学者、教师来校的有关材料：本校及上级邀请、聘请外籍人士的报告、 请示与批复、来往函件等。 | 30 年 |
5 | 留学生录取及管理工作形成的材料。 | 永久 |
6 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
3、WS14 国际合作与会议
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 中外合作校际交流协议、意向书、备忘录、合同、项目、纪要材料。 | 永久 |
2 | 本校主办的国际学术会议、完成的合作项目、成果等材料。 | 30 年 |
4 | 授予外籍人员名誉称号的材料。 | 永久 |
4 | 双方互赠的礼品、纪念品。 | 30 年 |
6 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
4、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
5、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
二十一、财务处文件材料归档范围和保管期限
1、CK11 综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级有关财务会计工作的文件材料、本校财务管理规定、计划、总结、报表等。 | 30 年 |
2 | 上级有关经费下达的通知、批复。 | 永久 |
3 | 上级主管部门委托社会审计机构对学校财务的审计报告。 | 永久 |
4 | 本处会计人员工作移交清单。 | 永久 |
5 | 财会档案鉴定销毁报告、批复及清册。 | 永久 |
6 | 财会档案移交保管清册。 | 永久 |
7 | 关于财务、物价、税收检查及其它有保存利用价值的材料。 | 30 年 |
8 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、CK12 会计报表、对帐单 30 年
3、CK13 会计帐簿 30 年
4、CK14 会计凭证 档案移交清册 30 年
5、CK15 工资清册 30 年
（按财政部 国家档案局《会计档案管理办法》（79 号令）执行）
6、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
7、实物档案（SW）
| 序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
|
| 2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
|
二十二、审计处文件材料归档范围和保管期限
1、XZ13 审计
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级关于审计工作的文件、本单位形成的重要会议记录、纪要、规章制度。 | 30 年 |
2 | 审计工作统计年报表及合同审核的统计报表等重要报表。 | 永久 |
3 | 对单位、个人的审计意见、审计报告及上级机关对学校领导审计文件材料。 | 永久 |
4 | 各类项目审计的计划、总结、报告、处理决定及调查材料。 | 30 年 |
5 | 被审计部门的申诉及复审报告和决定。 | 30 年 |
6 | 本部门印发的关于合同审核的相关制度、通知、规定、重要的会议记要 | 30 年 |
7 | 在合同审核审批表、流程表、审核意见、合同送审稿正式合同副本等。 | 30 年 |
8 | 上述文件材料相应的电子文件 。 | 同纸质 |
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
3、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
二十三、招投标办公室文件材料归档范围和保管期限
1、行政类XZ13
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门工作计划、总结，各类统计报表。 | 永久 |
2 | 本部门制定的招标、投标规章制度、管理办法。 | 30 年 |
3 | 招标投标项目材料汇编。 | 30 年 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 同纸质 |
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
3、实物档案（SW）
| 序号 | 归档范围 | 保管期限 |
| 1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
| 2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
|
二十四、基建处文件材料归档范围和保管期限
1、JJ11 综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级、本校有关基本建设工作的指示、决定、意见、通知、规定等。 | 30 年 |
2 | 基建处年度工作要点、规划、计划、总结、报告、请示、批复等。 | 永久 |
3 | 本部门制定的各种规章制度、管理办法、岗位责任制等文件材料。 | 30 年 |
4 | 学校基建项目的可行性论证报告、调研报告、评估、检查、验收、评优、授奖、惩处等文等文件材料。 | 永久 |
5 | 本校基建工作统计报表。 | 永久 |
6 | 基建处与有关单位签订的合同、协议、聘书等。 | 30 年 |
7 | 本校基建总体规划、设计材料、设计总平面图。 | 永久 |
8 | 本校各校区地质勘探、地形测量材料；水、电、气管道分布图。 | 永久 |
9 | 旧校舍拆除前的照片、录像带等。 | 永久 |
10 | 新校舍从开工到竣工验收过程中产生的照片、录像带等。 | 永久 |
11 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、JJ12、JJ13、JJ14 工程项目
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本校年度新建工程项目、维修项目计划及完成情况表。 | 30 年 |
2 | 新建工程项目（20万元以上）、房屋维修改造（10万元以上）招投标材料。 | 永久 |
3 | 招标维修工程准备阶段文件：①本校维修项目计划、批复，②施工招标文件材料，③施工承包合同，④材料、设备配件采购合同，⑤总体规划，⑥维修项目预 算。 | 30 年 |
4 | 招标维修工程施工阶段文件：①开工报告②维修施工计划、方案、技术措施③图纸会审纪要④原材料及构件出厂证明、质量鉴定⑤施工日志⑥施工试验记录⑦维 修项目竣工报告。 | 重要 永久 一般 30 年 |
5 | 招标维修工程改建建图：①水、电线路改建图②结构改建图。 | 永久 |
6 | 本校各基建项目全套材料（类目参照上级文件要求）。 | 永久 |
7 | 非招标工程（水、电线路改变较大的施工图）。 | 永久 |
8 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
3、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
4、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
二十五、后勤管理处（饮食服务中心、劳动教育实践中心）
文件材料归档范围和保管期限
1、XZ15 后勤
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级、本校关于后勤管理工作的指示、决定、意见、通知、规定等文件材料。 | 永久 |
2 | 后勤工作的校产维修、改造文件材料等重要合同、协议及各类统计材料。 | 永久 |
3 | 本校校区水、电、气管道分布图。 | 永久 |
4 | 爱国卫生、医疗保险、健康教育、计划生育等工作方面的文件。 | 30 年 |
5 | 师生员工健康状况调查材料及统计表。 | 永久 |
6 | 后勤管理处年度工作计划、规划、总结、评估材料、请示、报告、批复等。 | 永久 |
7 | 本部门制定的各种规章制度、管理办法、岗位责任制等文件材料。 | 30 年 |
8 | 校园环境绿化、治理工作的有关文件材料。 | 30 年 |
9 | 各种事故处理材料、审批文件。 | 30 年 |
10 | 有关评优、授奖、惩处等文件材料。 | 30 年 |
11 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
3、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
二十六、离退休党工委、离退休工作处文件材料归档范围和保管期限
1、XZ12
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级、本校有关离退休人员管理工作的指示、决定、意见、通知、规定等。 | 30 年 |
2 | 离退休工作处年度工作要点、计划、总结、报告、请示、批复等。 | 永久 |
3 | 离退休工作处统计年表及各类报表，离休干部名册。 | 永久 |
4 | 本部门制定的各项规章制度、管理办法、岗位责任制等文件材料。 | 30 年 |
5 | 有关评估、评优、授奖、惩处等文件材料。 | 30年 |
6 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
3、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
二十七、信息化处（信息中心）文件材料归档范围和保管期限
1、JX11 现代教育
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级有关数字化校园、教育信息化方面的文件材料。 | 重要 永久 一般30 年 |
2 | 本校关于网络、多媒体、教育信息化等的计划、总结、规定、办法等。 | 30 年 |
3 | 本部门上报的各类报表。 | 永久 |
4 | 智慧校园、一卡通工程建设中形成的重要材料（合同、软件采购过程材料等）。 | 永久 |
5 | 全校网络拓扑图。 | 永久 |
6 | 学校校园网工程招投标、验收等材料。 | 永久 |
7 | 上述档案材料电子文件。 | 同纸质 |
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
3、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
二十八、图书馆、综合档案馆文件材料归档范围和保管期限
1、XZ16 图书档案
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级、本校有关图书馆、档案工作指示、决定、意见、通知、规定等。 | 30 年 |
2 | 图书馆、综合档案馆年度工作要点、计划、总结、报告、请示、批复等。 | 30 年 |
3 | 本部门制定的各种规章制度、管理办法、岗位责任制等文件材料。 | 30 年 |
4 | 图书馆概况、发展规划、图书馆统计年报表及各类报表。 | 永久 |
5 | 图书部门与校外交流的有关材料，相关协议。 | 30 年 |
6 | 接收、赠送重要图书资料名单、清册。 | 永久 |
7 | 有关评优、授奖、惩处等文件材料。 | 30 年 |
8 | 档案工作的规章制度。 | 30 年 |
9 | 档案概况、发展规划、馆（室）藏品目录、统计年报。 | 30 年 |
10 | 档案馆（室）指南、全宗介绍。 | 永久 |
11 | 档案检查评比及表彰材料。 | 30 年 |
12 | 档案移交及档案鉴定销毁审批材料清册。 | 永久 |
13 | 领导视察档案馆的照片、录像等材料。 | 永久 |
14 | 档案工作人员根据档案信息所作的编研材料。 | 永久 |
15 | 上述文件材料相应的的电子文件。 | 同纸质 |
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
3、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
二十九、学术期刊社文件材料归档范围和保管期限
1、CB11 综合管理
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级有关编辑出版工作的文件。 | 30 年 |
2 | 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结和重要会议记录。 | 30 年 |
3 | 本校编辑出版工作规章制度、统计报表。 | 永久 |
4 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、CB13 刊物
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本校学报、《江苏海洋》样刊；审稿单、原稿。 | 永久 |
2 | 编辑出版合同、协议书。 | 30 年 |
3 | 获奖或受查处情况的文件材料。 | 30 年 |
4 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
3、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
4、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
三十、通灌校区管委会文件材料归档范围和保管期限
1、XZ11 综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 校区发展规划，部门年度工作计划、总结，统计报表。 | 永久 |
2 | 校区管理制定的各种规章制度、管理办法。 | 30 年 |
3 | 校区管理的请示、报告、批复、批示。 | 30 年 |
4 | 本单位形成的重要会议记录、纪要。 | 永久 |
5 | 校区管理中形成的其它重要文件。 | 30 年 |
6 | 上述档案材料电子文件。 | 同纸质 |
注：分校区管理中形成的其它重要文件（如校区维修材料、采购合同等）按文件材料性质， 归入其他职能部门档案目录。
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
3、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
三十一、大学科技园文件材料归档范围和保管 期限
1、KY11 综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门发展规划，年度工作计划、总结，统计报表。 | 永久 |
2 | 本部门制定园区管理、技术转移的各种规章制度、管理办法。 | 30 年 |
3 | 本单位形成的重要会议记录、纪要。 | 30 年 |
4 | 关于园区管理、技术转移的请示、报告、批复、批示。 | 30年 |
5 | 本单位与协作单位有关管理、技术性方面来往的文件材料（如合同等）。 | 30 年 |
6 | 上述档案材料电子文件。 | 同纸质 |
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
3、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
三十二、海洋资源开发研究院文件材料归档范围和保管期限
1、KY11 综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门工作计划、总结，各类统计报表。 | 永久 |
2 | 上级来文（上级直接发到本部门，未纳入学校收文程序的）： (1)需要我校贯彻执行的涉及本部门工作范围的文件材料； (2)关于合作共建工作，针对我校发文和有关我校、集体、个人奖惩的文件。 | 30 年 永久 |
3 | 本单位印发的通知、决定、条例、办法、规章制度等。 | 30 年 |
4 | 与社会各方面合作的协议。 | 永久 |
6 | 上述档案材料电子文件。 | 同纸质 |
2、KY12、KY13、KY14 科研项目
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 研究院承接并完成的各项科研课题全套材料。 | 永久 |
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
3、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
三十三、体育学院文件材料归档范围和保管期限
1、JX11 体育
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级有关体育工作的文件材料。 | 永久 |
2 | 本校体育工作计划、总结、规定及管理文件。 | 30 年 |
3 | 本校师生参加市以上体育竞赛成绩册。 | 30 年 |
4 | 本校运动会全套材料。 | 30 年 |
5 | 上述文件材料的电子档案。 | 同纸质 |
注：体育学院另须按各学院内部材料整理归档范围收集、整理档案材料。
2、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
3、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
三十四、继续教育学院文件归档范围和保管期限
1、JX11 教学综合
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级有关继续教育教学工作的文件材料。 | 30 年 |
2 | 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法等文件材料。 | 永久 |
3 | 继续教育教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结。 | 永久 |
4 | 继续教育各类统计报表。 | 永久 |
5 | 继续教育管理工作中有保存利用价值的材料。 | 30 年 |
6 | 上述文件材料相应的电子文件。 | 同纸质 |
2、JX13 招生
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 上级、本校有关继续教育招生工作方面的文件，继续教育招生简章、海报。 | 永久 |
2 | 继续新生录取名册。 | 永久 |
3 | 上级有关招生计划文件。 | 30 年 |
4 | 学校有关招生的合同、协议。 | 永久 |
5 | 学生登记表。 | 永久 |
6 | 上述档案材料电子文件。 | 同纸质 |
3、JX17 毕业生
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 继续教育毕业生验印名册、学位授予决定及授予学位名册 | 永久 |
2 | 继续教育毕业生就业质量报告。 | 30 年 |
3 | 上述档案材料电子文件。 | 同纸质 |
4、声像档案（SX）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 记录本部门主要职能活动和重要工作成果的照片、录像或录音： (1)本部门组织或参加的重要活动的照片、录像； (2)领导人和著名人物参加与本部门有关的重大公务活动的照片、录像； (3)本部门荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的照片； (4)本部门劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录像； (5)本部门历届领导班子成员的照片。 | 永久 |
2 | 记录本部门重大事件、重大活动、重大会议的照片、录音和录像。 | 永久 |
3 | 其它具有保存价值的照片、录音和录像。 | 永久 |
4 | 上述档案材料电子文件。 | 永久 |
5、实物档案（SW）
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 本部门荣获的市级及以上证书、奖章、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等。 | 永久 |
2 | 本部门员工在职务活动中作出突出贡献，受到市（厅）级以上政府或部门表彰、 奖励而获得荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等。 | 永久 |
3 | 上述荣誉材料扫描或拍照制成的电子文件。 | 同实物 |
